Von Andrea Koch am 2. Mai 2017

Pimp Dein Meeting: 6 Tipps!

6 Tipps für bessere Meetings:

  1. Mehr Spass!
    Wo ist Dein Humor? Viele Meetings sind trocken und langweilig. Und das ist schlecht! Mit Humor ist die Stimmung viel besser und wir arbeiten wesentlich produktiver. Wenn Du keine Witze erzählen kannst – lass` es sein! Aber vielleicht findest Du einen passenden Spruch oder einen coolen Cartoon.Deine Kollegen werden es Dir danken, ganz bestimmt!
    Artikel: Humor steigert die Produktivität
  2. Mythos „Multitasking“
    So, jetzt müssten es doch langsam alle wissen – Multitasking funktioniert nicht. 100 % sind nun mal 100% und unser Gehirn kann immer nur eine Sache nach der anderen bearbeiten. Die Geschwindigkeit, mit der die jüngeren Generationen zwischen den Tätigkeiten wechseln können, steigt zwar, aber das ist immer noch unter aller Kanone. Also, wenn ihr kurze, produktive Meetings wollt, dann braucht ihr die volle Aufmerksamkeit eurer Kollegen. Was das bedeutet? Devices einsammeln, am besten mit einer Sammelbox, in der sie auch gleich noch aufladen können.
    Studie: Multitasking
  3. Nicht so laaangweilig!
    Wieso denn so langweilig? Gebt Euch doch mal mehr Mühe! Es ist nämlich voll cool wenn Inhalte gut präsentiert werden. Und wenn ihr das nicht tut, verliert ihr Studien zufolge 80 % der Zuhörer in den ersten 90 Sekunden. Was tun, wenn Du Dein Thema selbst total langweilig findest? Vielleicht gibt es doch einen Aspekt, der für andere interessant sein könnte. Hm, das hast Du schon probiert? Nix gefunden? Dann steh` dazu und halte das Thema so kurz wie möglich: Worum geht`s, was ihr darüber wissen solltet, was wir dazu entscheiden müssen.
    Für ganz trockenes Zeug empfehlen wir Bullshit-Bingo.
  4. Die Traktandenliste!
    Also die Traktandenliste an sich ist sicher nicht die Lösung. Da steht ja auch jede Menge unproduktiver Mist drauf. Schon hier ist es wichtig genau zu selektieren und zu überlegen was genau erreicht werden soll. Nur informieren (z.B. Quartalszahlen) oder diskutieren (Experten einbeziehen) oder entscheiden (Verantwortung übernehmen und delegieren). Wenn ein sehr wichtiges Thema kontrovers diskutiert werden soll, verdient es auch ein eigenes Meeting.Klare Strukturen und klare Ziele wirken sich sehr positiv auf die Produktivität, die Qualität der Entscheidungen und die benötigte Zeit aus.
  5. Du musst Dich entscheiden!
    Welche Daten sind denn jetzt wichtig? Informationen im Überfluss und Tabellen ohne Ende, Fluch und Segen der Datenbanken. Und jetzt? Es ist Deine Aufgabe die Informationen so aufzubereiten, dass die Zuhörer nicht zum Experten für`s Detail werden müssen um Deine Message zu verstehen. Es ist wahnsinnig aufwändig aber der einzig wirkliche Mehrwert den du als Vortragender bietest. Du kannst Dich von den Details nicht trennen? Hänge die Tabellen und sonstigen Details an das Ende Deiner Präsentation, so dass Du notfalls bei Nachfragen darauf zurückgreifen kannst. Mach` nicht den Fehler Deine Handouts als Folien an die Wand zu werfen – das ist „betreutes Lesen“ und nervt. Kondensiere die Hauptmessage heraus und beantworte die Fragen: Warum ist das wichtig? Was bedeutet das für mich als Zuhörer? Wieso sollte mich das interessieren? Was müssen wir jetzt tun?Viele Präsentationen sind voller überflüssiger Details und dienen einzig und allein dem Zweck: „Save my ass!“
    („Es stand auf Folie 73, links unten!“)
  6. Das Gratisgefühl
    Meetings werden so zahlreich einberufen, dass man meinen könnte, sie würden keine Kosten verursachen. Oder wieso sitzen wir ca. 6 Wochen im Jahr in sinnlosen Meetings? Die falschen Personen, zur falschen Zeit, am falschen Ort. Meetings kosten Zeit, und die wiederum muss bezahlt werden. Wir haben für Euch gerechnet und möchten euch darauf hinweisen, dass 1 h tägliches Meeting bei 9 Personen in der Woche ca. 1.495 CHF, bei 40 Wochen/Jahr ca. 59.800 CHF kostet. Die genaue Berechnung mit den getroffenen Annahmen findet ihr ganz unten im Blog.Die Berechnung soll eine (Chef) Argumentationshilfe für alle „Meeting-geschädigten“ sein, die sich eine überarbeitete, sinnvolle Meetingkultur wünschen. Zahlen entfalten ja manchmal eine besondere Wirkung.
    Artikel: Meetings sind Zeitfresser

 

Berechnung und Annahmen:

Nehmen wir an, 9 Personen treffen sich täglich für 1 h um diverse Traktanden (soweit vorhanden) zu besprechen.

Beispiel: Monatsgehalt der Personen: 5.900 CHF/ Wochenarbeitszeit: 42 h (182 h im Monat)/ Dauer des Meetings: 1 h/ Häufigkeit: täglich = 220 Arbeitstage im Jahr

Die Kosten für 1 Meeting: 292 CHF
Die Kosten pro Woche: 1.460 CHF
Die Kosten pro Jahr: 64.240 CHF

Achtung: Die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers sind darin noch nicht enthalten.

Autor

Andrea Koch
Ihre Expertin für Workshops zur Team-, Visions – und Strategieentwicklung. Andrea ist Wissensvermittlerin, Unternehmerin und Ursachenfinderin.